01. Responsable du traitement
Travisum Louise Office, 367, avenue Louise, 1050 Bruxelles, Belgique, est responsable du traitement des données personnelles collectées dans le cadre de ses prestations.
Pour toute question relative à vos données : info@travisum.com.
02. Quelles données sont collectées
Le métier du bureau suppose la manipulation de documents sensibles. Les catégories suivantes sont susceptibles d’être traitées :
- Données d’identification : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse.
- Données de contact : adresse électronique, numéro de téléphone, éventuellement société.
- Copies de documents officiels : passeport, carte d’identité, acte de naissance, acte de mariage, diplôme, extrait de casier judiciaire, acte notarié.
- Données relatives au dossier : destination, motif du séjour, langue source et cible, échanges liés au traitement.
Données particulières
Certains documents (certificat médical, extrait de casier judiciaire) contiennent des données relevant de catégories particulières au sens de l’article 9 du RGPD. Ils ne sont traités que sur votre demande expresse, pour la seule exécution de la prestation.
Assistant en ligne et prise de rendez-vous
Le site propose un assistant de discussion : le contenu des messages que vous y saisissez est transmis à un prestataire technique d’intelligence artificielle (Anthropic) dans le seul but de générer une réponse. N’y communiquez ni pièces d’identité ni données sensibles. Le formulaire « Prendre rendez-vous » transmet les coordonnées que vous indiquez, par courrier électronique et via un prestataire d’envoi d’e-mails, au bureau afin qu’il vous recontacte. Ces échanges ne servent qu’à traiter votre demande.
03. À quoi elles servent
- Établir un devis et exécuter la prestation demandée — base légale : exécution du contrat ou mesures précontractuelles.
- Transmettre les pièces aux administrations, tribunaux et représentations diplomatiques compétents — base légale : exécution du contrat.
- Respecter les obligations comptables et fiscales du bureau — base légale : obligation légale.
- Répondre à vos demandes d’information — base légale : intérêt légitime.
Vos données ne sont utilisées ni à des fins de prospection commerciale, ni de profilage, et ne font l’objet d’aucune décision automatisée.
04. Qui y a accès
Les données ne sont communiquées qu’aux personnes et organismes dont l’intervention est nécessaire à la prestation :
- Les collaborateurs et traducteurs jurés du bureau, tenus au secret professionnel.
- Les administrations belges compétentes : SPF Justice, SPF Affaires étrangères, tribunaux de première instance, cours d’appel, communes, chambres de commerce.
- Les ambassades et consulats du pays de destination, lorsque la démarche l’exige.
Aucune donnée n’est vendue, louée ou cédée à des tiers à des fins commerciales.
05. Transferts hors Union européenne
Le dépôt d’un dossier de visa implique, par nature, la transmission de pièces à la représentation diplomatique du pays de destination, qui peut se situer hors de l’Espace économique européen.
Ce transfert est nécessaire à l’exécution du contrat que vous concluez avec le bureau, au sens de l’article 49 du RGPD. Il ne peut être évité sans renoncer à la démarche elle-même.
06. Combien de temps elles sont conservées
- Copies numériques des documents : supprimées après clôture du dossier, dans un délai de à compléter par le bureau.
- Documents originaux : restitués au client ; ils ne sont jamais conservés au-delà de la remise.
- Données de facturation : conservées le temps imposé par la législation comptable belge.
- Demandes d’information sans suite : à compléter par le bureau.
À arrêter avec le bureau
Les durées exactes de conservation doivent être fixées par le bureau et inscrites dans son registre des traitements.
07. Comment elles sont protégées
- Les documents originaux confiés au bureau font l’objet d’un suivi et ne quittent jamais les locaux sans traçabilité.
- Les échanges électroniques transitent par une connexion chiffrée.
- L’accès aux dossiers est restreint aux personnes qui en ont besoin pour exécuter la prestation.
- Les copies numériques sont supprimées à l’issue du délai de conservation.
08. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité sur les données qui vous concernent.
Ces droits s’exercent par courriel à info@travisum.com ou par courrier à l’adresse du bureau. Une pièce justificative d’identité pourra être demandée.
Le droit à l’effacement ne peut s’exercer sur les données dont la conservation est imposée par la loi, notamment en matière comptable.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles.